CLAVES PARA PROYECTAR CON ÉXITO: PLANIFICAR

Aunque la recompensa a un buen trabajo se obtiene al final del camino, no es menos cierto que el éxito o el fracaso de un proyecto nace en las primeras etapas del mismo.

Una vez pasada la euforia de la adjudicación de un concurso u obra, y antes de formar el equipo, hay que prestar atención a una de las partes más importantes del proyecto: la planificación.

No podría definir con cierto rigor y exactitud la cuantificación de la importancia de esta etapa, pero, ya que hoy en día todo todo se intenta cuantificar, diría que un 20% del éxito de nuestro proyecto está relacionado con una buena y  ajustada planificación de mismo.

Estamos acostumbrados a ver equipos que empiezan a trabajar sin tener algunas ideas claras sobre cuál es su objetivo final y de qué medios van a hacer uso para alcanzarlo. Una buena planificación nos ayudará, entre otras cosas a:

• Saber de dónde se parte y a dónde se quiere llegar
• Definir la duración y relación entre las actividades a realizar
• Prever qué recursos serán necesarios a lo largo de las etapas a desarrollar
• Identificar cuáles son los momentos claves para el buen desarrollo del proyecto
• Determinar qué hitos son los críticos del proyecto
• Adelantarse a los problemas que se pueden presentar
• Solucionar los problemas o imprevistos susceptibles de producirse

La planificación no es un simple documento más que todos tendemos tendencia a asociar con un diagrama de Gantt, sino que debemos buscar un concepto más allá, un mapa de viaje que nos ayude a saber dónde estamos en cada momento y que nos centre en aquellos momentos de desviación. No debe ser algo inmóvil, debe tener vida y se debe adaptar en cada fase a la mejor respuesta del proyecto, pero sí que es una hoja de ruta que nos va a ayudar a identificar las desviaciones, las posibles razones de las mismas y la mejor forma de reconducirlo.

Sin duda la experiencia es la mejor herramienta para empezar a elaborar una buena planificación; nos permitirá aplicar lo aprendido en proyectos anteriores, ayudándonos a hacer una planificación más realista y a detectar los puntos clave con mayor facilidad. Pero si no se dispone de dicha experiencia lo mejor es “copiar” de otros ejemplos y empezar a trabajar con ellos, ya que siempre es mejor trabajar con una mala planificación que sin ninguna. A partir de ahí iremos ajustándola con el día a día. Nunca se debe tener miedo al error, pero si a no haber previsto que ese error podía producirse y no haber contemplado las posibles soluciones.

Con proyectos cada vez más complejos técnicamente y equipos más dispares y multidisciplinares, el “planning” debe ser la puesta en común de todos y el documento marco donde todos nos veamos reflejados y donde controlemos la peor o mejor evolución hacia el producto final. Es decir, una buena planificación debería recoger, no sólo los hitos técnicos de las distintas disciplinas involucradas, sino también los nexos de unión entre ellas, para permitirnos así detectar las desviaciones tanto sectoriales como globales.

Muchas veces hemos visto como el equipo está preocupado por temas técnicos: normativa, estándares, programas de cálculo o formatos a utilizar… pero pocas veces nos fijamos en la foto de cómo queremos que se desarrolle el proyecto, que no es otra cosa que la planificación. Por favor, dedicad el tiempo apropiado a la programación y no olvidemos el refrán “Lo que mal empieza, mal acaba”. No nos centremos en lo bonito o feo que queda un planning, cojamos un papel en blanco y pongamos actividades y fechas con las que llevarlo a cabo.

“La planificación no te asegura el éxito del proyecto, pero si te proporciona una herramienta para lograrlo”