REUNIONES Y CÓMO NO MALGASTAR EL TIEMPO

Si hay una cosa que sobra en abundancia en las empresas son “las reuniones”. Hoy en día las hay casi de todo y para todo: reuniones de arranque, de seguimiento semanal, de seguimiento mensual, incluso reuniones de control de otras reuniones. Nadie se imagina ya una semana sin alguna reunión, es más, hasta las echamos de menos.

Pero, ¿son realmente útiles?, ¿las utilizamos de forma apropiada?, ¿les sacamos todo su potencial?, ¿sabemos realmente cómo hacer una reunión? O simplemente las hemos incluido en nuestras agendas como un elemento más sin reparar en para qué sirven y qué queremos obtener de ellas.

Pocas veces nos detenemos a ver el coste de una reunión. Hay muchos estudios y teorías que lo determinan y, cuando uno repara en ello, se da cuenta de que muchas de las reuniones deberían ser evitadas y que el resto se deberían preparar de una forma más cuidadosa y con mucho más detalle.

Para tener un orden de magnitud de los costes que suponen a una compañía la realización de una reunión vamos a hacer un cálculo para una reunión típica con los siguientes componentes:

  • Reunión semanal
  • 5 participantes
  • Duración: 2 horas
  • Coste medio/hora: 50€/h
  • El coste anual de la reunión de seguimiento será de: 5participantes x 2horas x 4semanas/mes x 12meses/año x 50 €/hora = 24.000€

Si ahora, cada uno hace un repaso a su agenda semanal, se puede hacer una idea del coste anual que puede suponer para una compañía y de la importancia que tiene el preparar bien las reuniones y el sacarle todo el jugo que se pueda.

Si nos vamos a sus orígenes, las reuniones tienen que tener tres aspectos fundamentales bien definidos:

  1. Objetivo: Qué queremos obtener de la misma
  2. Estructura: Cómo se van a desarrollar los distintos puntos
  3. Duración: Cuánta duración para cada uno de ellos

Después entraremos a ver qué aspectos más concretos podemos considerar para mejorar en nuestras reuniones, pero estos tres puntos son los que debemos plantearnos antes de convocar ninguna de ellas. Es primordial saber qué objetivos buscamos, cómo pretendemos llegar a esos objetivos y en cuánto tiempo los vamos a obtener.

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Existen algunos principios que todos conocemos para las reuniones, pero que a menudo olvidamos y no cumplimos, bien por no negar nuestra asistencia o colaboración y participación, bien por ser nosotros los que no los aplicamos en las reuniones que preparamos. De todos los que se nos pueden ocurrir, yo me inclino por los ocho siguientes (que vienen recogidos en la infografía que acompaña al artículo) y que creo que son apuestas seguras para el éxito de nuestras meetings:

  1. Agenda: Es fundamental disponer de una agenda con el tiempo suficiente para que los participantes la conozcan y se puedan preparar los temas a tratar. Esta agenda debe ser clara y no tener muchos asuntos, ya que alargaría la reunión y los invitados perderían el interés.
  2. Invitados: Sólo hay que invitar al mínimo número necesario para tratar los temas. No hay que hacer reuniones multitudinarias que se hacen inmanejables y no suelen llegar a soluciones consensuadas y reales. Muchas veces se pueden plantear dudas sobre si es necesario convocar o no a ciertos integrantes del equipo. En caso de duda no se convocan y se les llama cuando se trate el punto en el que se puedan ver afectados.
  3. Puntualidad: Es vital comenzar en hora y acabar a la hora prevista. Por respeto al resto de integrantes, no se puede llegar tarde. Y, para evitar el alargamiento innecesario, se debe cortar en la hora acordada, ya que podemos cometer el error de entrar en tertulias a varias bandas que no aportan nada.
  4. Duración: Con el fin de no malgastar el tiempo, cada ítem a tratar de la agenda debe tener una estimación del tiempo a emplear en él y no sobrepasarlo. En caso de observar que algún punto se alarga en exceso, se debe pasar al final de la reunión o a otro día, para evitar el estancamiento y la falta de tiempo para tratar otros temas del día.
  5. Participación activa: Para obtener el mayor rendimiento a los temas tratados y las mejores soluciones posibles, debemos hacer que los participantes tomen parte activa de la reunión, aportando sus ideas y debatiendo, sin ningún tipo de temor, sus propuestas. Cuando el número participantes es el mínimo necesario y se practica la participación, las reuniones ganan en dinamismo, al no ser elementos puramente informativos, y suelen llegar a conclusiones más ricas y acertadas en los temas tratados.
  6. Concentración: Este punto cada vez está más descuidado y se le hace menos caso. Nuestras agendas están a tope y aprovechamos cualquier hueco para repasar nuestro correo o cerrar otros puntos. Durante lo que dure la reunión debemos olvidarnos de nuestros móviles y nuestros portátiles para centrarnos en los temas a tratar.
  7. Ser creativo: Para captar la atención de los participantes hay que intentar innovar y ser creativo en las reuniones. Desde el espacio donde celebrarlas, la forma de llevarlas a cabo, los medios audiovisuales a utilizar… todas son formas de hacer de cada meeting una experiencia única.
  8. Minutas: Este es uno de los aspectos más importantes y que más nos cuesta realizar, al no encontrar el momento adecuado para hacerlo una vez terminada la reunión. Siempre debemos, una vez concluida la reunión, hacer una minuta donde se indique: “´Qué, Quién y Cuándo” para dejar claro qué tareas hay que realizar, quiénes, de entre los participantes, deben realizarlas y para cuándo deben estar las tareas finalizadas.

Es complicado poder cumplir de primeras con todos los puntos anteriormente señalados, pero como con casi todo en esta vida, con la experiencia se irán puliendo los detalles y cada vez tendremos un mayor control de una de las herramientas más potentes e importantes en una organización, como son las reuniones. Intenta mejorar en cada una de ellas, potenciar tus puntos fuertes y reforzar los débiles; aprende de las reuniones a las que asistas, aprovecha lo bueno y elimina lo malo.

 “Las reuniones necesitan un tiempo de preparación. Si no las preparas, puede que te salgan bien. Si las preparas, seguro que no te salen mal”

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